Context:
Deia Gardel que 20 anys no és res. Fa 20 anys quan desitjàvem anar a un bon restaurant de Donostia preguntàvem a gent assídua per tal de no fallar en la nostra cita gastronòmica; fa 20 anys quan desitjàvem conèixer la millor ruta de Tanzània anàvem a una agència de viatges especialitzada; fa 20 anys quan desitjàvem tenir cura de la nostra sensualitat visitàvem els millors locals d’oci del moment amb les nostres millors gales!
Actualment podem dir que: tripadvisor, edreams o tinder han substituït de manera rellevant als nostres antics valedors.
Llavors, per què continuem gestionant el correu electrònic com fa 20 anys?
Els nous models de negoci de subscripció i les noves necessitats de mobilitat han comportat a nivell corporatiu la implantació de nous entorns de treball: Office 365 o Gsuite.
Sabem bé que les eines condicionen, però no determinen. Finalment, allò que determina la nostra efectivitat i productivitat personal són els nostres hàbits i disciplina.
Vivim una desproporcional dicotomia entre diverses variables on aboquem esforços molt desiguals: Estratègia vs. Execució, Els qué vs. Els com; Allò abstracte vs. Allò concret. En l’Estratègia, en Els què i en Allò abstracte invertim temps i recursos, en la resta el que queda. I quan fallem on és la clau freqüentment? Doncs on invertim recursos o en allò que donem per descomptat.
En els últims vint anys hem canviat considerablement la nostra relació amb la tecnologia i la integració d’aquesta en les organitzacions: la relació amb clients (CRM), el màrqueting digital, la sensorialització, l’automatització, el canvi generacional, etc.
Hem canviat la forma en què gestionem el nostre gestor de correu electrònic en els últims vint anys? En la nostra experiència diària amb organitzacions de diversos sectors i grandàries podem dir clarament que NO. Hem millorat les entranyes amb sistemes en xarxa, backup segurs i mobilitat, que no és poc. Però hem modificat tècnicament la nostra gestió? L’increment del ritme de treball i variables de canvi de negoci han fet que repensem l’ús que fem del correu electrònic? Francament, NO.
Palanques de canvi:
El síndrome del pollastre sense cap no està regit per la dimensió de l’organització ni pel nivell tecnològic del seu ERP (sigui quin sigui). Sinó que cada vegada existeixen més directius que en clau d’exemplaritat no desitgen que el seu equip els visualitzi com un pollastre sense cap, ergo desitgen poder conciliar millor la seva vida amb major impacte en el negoci i els seus resultats.
En la nostra experiència hem pogut veure canvis notables quan han incorporat tècniques (que no tecnologia) per gestionar la seva atenció. Existeixen diferents tècniques de productivitat personal com són GTD (Getting Things Done), ZTD (Zen to Done), Tobu Matrix et al.
Passar d’un paradigma de gestor de marrons a panell de control ajuda a millorar la teva atenció i productivitat. La perspectiva #leanmail incorpora els principis de GTD per tal de poder ancorar la teva atenció com a manager a aquelles activitats que aporten valor automatitzant activitats i categoritzant segons tipologia d’atenció. Existeixen quatre elements principals que caracteritzen una bona estratègia de #leanmail:
• Gestió proactiva
• Determinar l’activitat segons el tipus d’energia disponible
• Automatitzar el teu gestor via sistemes o client
• Categoritzar per deslliurar la teva ment de “cosetes”
Això comporta la imperiosa necessitat d’algunes actituds de “terrorisme” corporatiu com són:
- Mort al no-llegit: existeixen accions avançades per automatitzar i categoritzar un correu electrònic amb el qual hauré de fer alguna cosa a present o a futur.
- Desactivar els avisos: el canvi de format-activitat genera fins a una pèrdua del 10% de CI segons diversos estudis. Hem d’acomodar contextos de focus.
Amb massa freqüència veiem la gestió que fem del nostre gestor de correu electrònic com un receptor i enviador de correu. Aquest mateix gestor pot ser un panell de control perfecte per a la teva activitat amb focus i el seguiment del teu equip.
Repte:
Davant d’això l’evidència mana: deixar les implantacions d’Office 365 o Gsuite en un canvi de tecnologia i no com un canvi d’instruments d’efectivitat personal 4.0 és perdre una oportunitat d’or per al nostre espai de treball i equips. En perdrem una altra?
Perquè invertim tant en l’Estratègia, Els què i Allò abstracte i tant poc en l’Execució, Els com i Allò concret. Trick or treat? Autoengany o desviació?
#leanmail #efectivitat #productivitatpersonal #gtd #organitzacionssefectives