(re)pensar els espais professionals de gestió de coneixement a un entorn VUCA

Una organització és un ésser viu: neix, evoluciona i mor. Els seus espais reprodueixen aquestes tres fases. L’entorn VUCA ha modificat substancialment la percepció dels usuaris dels serveis fent mutar les seves necessitats i expectatives cap a aquests.
La gestió del coneixement en el context actual requereix la necessitat de poder garbellar de forma ràpida i efectiva al fet que dedicar la nostra energia en el nostre dia a dia. La digitalització, arribada o per venir, ofereix diverses possibilitats de com millorar el viatge de l’usuari@ als nostres espais de treball. Els nostres últims projectes en aquest àmbit ens àmplia els nostres aprenentatges els quals els recollim en la següent relació:

–       Perspectiva Llegeixin-startup: construir-mesurar-aprendre
–       Design Thinking: l’usuari al centre de la nostra acció. Contra-argumentant Fuentes.
–       Guanys marginals: accions digeribles, en lots petits
–       Mètriques: mesurar-mesurar-mesurar

El manido “sempre ho hem fet així” forma part del diagnòstic, però no és una palanca de canvi. Els espais de gestió del coneixement actual han de contemplar diverses característiques perquè disposem del focus suficient perquè les coses passin . Si ben l’urbanisme no determina l’ús de l’espai públic, si ho condiciona. Els nostres espais condicionen el nostre focus, energia, distraccions, efectivitat.
Algunes de les eines de monitoratge que ens poden ajudar per poder mesurar en temps real és la geolocalización dels nostres moviments així poder determinar els mapes de calor dels nostres espais. Aquests determinessin els futurs diagrames d’espaguetis dels nostres fluxos de treball. Actualment ens trobem molt còmodes amb la tecnologia de Situm per poder dur a terme el monitoratge (exemple).

El paradigma de l’abstracte colonitza gairebé tot davant això cada vegada més els nostres projectes han de “baixar la bola”, és a dir, aterrar les idees o estratègies en accions concretes que puguem determinar les mètriques d’això. Per a això serà clau poder determinar les variables depenents , aquelles condicionades per les variables independents .  En les organitzacions és clau poder determinar les dues tipologies de variables doncs sinó podem resoldre un problema determinat, però no haver-nos arremangado amb algun element que la condiciona de forma rellevant.
En el nostre últim projecte determinem cinc variables per poder configurar el baròmetre HUB de cada departament i del conjunt de l’organització. Aquestes van ser:

Tipologia de Servei: intern o extern
Freqüència de Servei: periodicitat
Complexitat del Servei: analògic o digital
Accessibilitat a l’usuari: flux
Durada del Servei: configuració de cues

Aquestes variables o unes altres  poden categoritzar tots les unitats de gestió d’una organització determinant la posició en el baròmetre global d’aquesta.  A continuació, un exemple:

(re)pensar si la configuració d’espais i el funcionament d’aquests és critico per poder guanyar en efectivitat en els nostres equips, així com millorar las experiències d’usuari@. La digitalització comporta impactes analògics que s’han de gestionar. La implantació de metodologies com les 5S o Llegeixin Office acaben posant una bonica cirera en espais molt més efectius.