En los últimos años han cambiado mucho nuestros hábitos. Se han puesto a nuestro alcance nuevas herramientas que nos han permitido transformar nuestras costumbres. Por ejemplo, utilizamos apps para escoger un restaurante, planear un viaje o conocer a gente. Sin embargo, esta transformación no ha alcanzado al correo electrónico. ¿Por qué continuamos gestionando el correo como hace 20 años?
Contexto:
Decía Gardel que 20 años no es nada. ¡Hace 20 años cuando deseábamos ir a un buen restaurante de Donostia preguntábamos a gente asidua para no fallar en nuestra cita gastronómica; hace 20 años cuando deseábamos conocer la mejor ruta de Tanzania íbamos a una agencia de viajes especializada; hace 20 años cuando deseábamos cultivar nuestra sensualidad visitábamos los mejores locales de ocio del lugar con nuestras mejores galas!
Actualmente podemos decir que: tripadvisor, edreams o tinder han substituido de forma relevante a nuestros antiguos valedores.
Entonces, ¿por qué continuamos gestionando el correo electrónico como hace 20 años?
Los nuevos modelos de negocio de subscripción y las nuevas necesidades de movilidad han conllevado a nivel corporativo la implantación de nuevos entornos de trabajo: Office 365 o Gsuite.
Sabemos bien que las herramientas condicionan, pero no determinan. Finalmente, lo que determina nuestra efectividad y productividad personal son nuestros hábitos y disciplina.
Vivimos una desproporcional dicotomía entre diversas variables donde abocamos esfuerzos muy desiguales: Estrategia vs. Ejecución, Los qué vs. Los cómo; Lo abstracto vs. Lo concreto. En la Estrategia, Los qué y Lo abstracto invertimos tiempo y recursos, en el resto lo que queda. ¿Y cuándo fallamos dónde está la clave frecuentemente? Pues donde invertimos recursos o en aquello que damos por sentado.
En los últimos veinte años hemos cambiado considerablemente nuestra relación con la tecnología y la integración de ésta en las organizaciones: la relación con clientes (CRM), el marketing digital, la sensorización, la automatización, el cambio generacional, etc.
¿Hemos cambiado la forma en la que gestionamos nuestro gestor de correo electrónico en los últimos veinte años? En nuestra experiencia diaria con organizaciones de diversos sectores y tamaños podemos decir claramente que NO. Hemos mejorado las tripas con sistemas en red, backup seguros y movilidad que no es poco. ¿Pero hemos modificado técnicamente nuestra gestión? ¿El incremento del ritmo de trabajo y variables de cambio de negocio han hecho que repensemos el uso que hacemos del correo electrónico? Francamente, NO.
Palancas de cambio:
El síndrome del pollo sin cabeza no está regido por el tamaño de la organización ni por el nivel tecnológico de su ERP (sea cual sea). Sino que cada vez existen más directivos que en clave de ejemplaridad no desean que su equipo los visualice como pollo sin cabeza, ergo desean poder conciliar mejor su vida con mayor impacto en el negocio y sus resultados.
En nuestra experiencia hemos podido ver cambios notables cuando han incorporado técnicas (que no tecnología) para gestionar su atención. Existen diferentes técnicas de productividad personal como son GTD (Getting Things Done), ZTD (Zen to Done), Tobu Matrix et al.
Pasar de un paradigma de gestor de marrones a panel de control ayuda a mejorar tu atención y productividad. La perspectiva #leanmail incorpora los principios de GTD para poder anclar tu atención como mánager a aquellas actividades que aportan valor automatizando actividades y categorizando según tipología de atención. Existen cuatro elementos principales que caracterizan una buena estrategia de #leanmail:
- Gestión proactiva
- Determinar la actividad según el tipo de energía disponible
- Automatizar tu gestor vía sistemas o cliente
- Categorizar para barrer tu mente de “cositas”
Esto conlleva la imperiosa necesidad de algunas actitudes de “terrorismo” corporativo como son:
- Muerte al no-leído: existen acciones avanzadas para automatizar y categorizar un correo electrónico con el cual deberé hacer algo a presente o a futuro.
- Desactivar los avisos: el cambio de formato-actividad genera hasta una pérdida del 10% de CI según diversos estudios. Debemos acomodar contextos de focus.
Con demasiada frecuencia vemos la gestión que hacemos de nuestro gestor de correo electrónico como un receptor y enviador de correo. Este mismo gestor puede ser un panel de control perfecto para tu actividad con foco y el seguimiento de tu equipo.
Reto:
Ante esto la evidencia manda: dejar las implantaciones de Office 365 o Gsuite en un cambio de tecnología y no como un cambio de instrumentos de efectividad personal 4.0 es perder una oportunidad de oro para nuestro espacio de trabajo y equipos. ¿Perderemos otra más?
Por qué invertimos tanto en la Estrategia, Los qué y Lo abstracto y tan poco en la Ejecución, Los cómos y Lo concreto. ¿Truco o trato? ¿Autoengaño o desviación?
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