Supervisar el teletrabajo de una manera ágil y eficiente es posible si aprendes cómo implementarlo.

Introducción

“Una empresa del sector farmacéutico ha obtenido un incremento en la productividad de sus equipos proporcional al índice de teletrabajo”. Esta afirmación nos puede parecer, sin duda, sorprendente.

Actualmente nos encontramos inmersos en un entorno especialmente incierto. Si ya llevamos años dentro de lo que se denomina entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo), la pandemia de la COVID-19 nos ha empujada todavía un poco más al extremo. Según apunta el Observatorio del Teletrabajo de la Generalitat de Catalunya haciendo referencia al estudio de Adecco Learning & Consulting, cerca del 60% han implementado métodos de teletrabajo. Quedarnos en casa con una afectación mínima de nuestra realidad laboral ha sido un reto para las organizaciones, y parece que lo será durante un buen periodo de tiempo (si no es que el teletrabajo ha llegado para quedarse).

Otro caso notable relacionado con esta temática es el de la EAPC (Escola d’Administració Pública de Catalunya), que (re)diseñó soluciones ágiles híbridas con la finalidad de supervisar el teletrabajo en remoto, y consiguió un impacto sobre los resultados que superaron las expectativas.

Este tipo de resultados es lo que experimentan aquellos equipos o empresas que se deciden a empezar a optimizar los “cómos” del trabajo en remoto y dejan de focalizarse en el “qué”. Y es que poner el foco en la manera en la que nos organizaremos en el momento de implementar el teletrabajo, y en las herramientas que utilizaremos para que sea lo más ágil y efectivo posible, nos puede llevar a resultados positivamente inesperados.

Aspectos clave y retos que plantea el teletrabajo

El Servicio de Ocupación de Catalunya define teletrabajo como “un nuevo sistema de organización del trabajo en que la persona trabajadora desarrolla una parte importante de su labor fuera de la empresa y por medios telemáticos”.

Tal como apuntan algunos estudios, el trabajo en remoto puede generar dudas y resistencias entre los managers, ya que plantea la necesidad de evaluar y controlar su impacto en la productividad y el compromiso de los trabajadores. A pesar de ello, tal como apuntábamos anteriormente, la pandemia de la COVID-19 ha implicado una integración parcial o total del teletrabajo en nuestras organizaciones por causas de fuerza mayor.

Así pues, ¿cuáles son aquellos aspectos clave que debemos tener en cuenta para poder superar los retos que nos plantea esta modalidad laboral?

Las claves del éxito

Trabajar en remoto puede ser positivo o no tanto. En este contexto remoto, como managers de una organización o de un equipo, podemos experimentar una sensación de descontrol, de desconexión y/o de menor compromiso por parte de nuestros equipos. La clave se encuentra en poner el foco en los “cómos”, es decir, en fijarnos de qué manera implementar el teletrabajo.

Aplicar herramientas que nos faciliten una planificación diaria del flujo de trabajo, la comunicación y la gestión de los equipos, nos ayudará a tener un impacto positivo sobre la consecución de nuestros objetivos y también de los objetivos de nuestros equipos. De la misma manera, para poder evaluar los efectos de este método de trabajo, es necesario dedicar parte de nuestra energía a implementar métricas que nos ayuden a concluir los resultados.

Y es que se ha constatado que los mandos que durante el periodo previo a la COVID-19 ya tenían una clara orientación a resultados, en este contexto han manifestado una ventaja competitiva respecto al resto de managers que mantenían una orientación hacia el control de procesos.

Marcos de trabajo

La supervisión de los equipos de trabajo en movilidad ha roto los espacios físicos y temporales a los que estábamos acostumbrados. Ante esto, necesitamos re(apropiarnos) de nuevos espacios digitales, claros y colaborativos, con tal de facilitar una gestión visual de nuestra actividad profesional. Y el teletrabajo en asincronía rompe antiguos paradigmas y manifiesta la necesidad de acomodar tiempos y actividades a una perspectiva off-line.

Por ello, poder trabajar con herramientas ágiles que fomentan la efectividad y la concreción puede hacernos pasar de un método de teletrabajo poco enfocado a un método de teletrabajo que nos conduzca al éxito. A continuación os proponemos dos marcos de trabajo, uno individual y uno colectivo, que os ayudarán en este aspecto.

· Efectividad personal: correo electrónico y planificación diaria.

La efectividad personal implica cuatro aspectos básicos: ser más productivos, es decir, hacer más con menos recursos, hacer que las cosas pasen, reducir el estrés y agilizar nuestra dinámica de trabajo.
Existen errores muy comunes que tienen un gran coste para nuestra efectividad, como por ejemplo realizar más de una tarea al mismo tiempo. Un estudio del Instituto Británico de Psiquiatría demostró que consultar el correo electrónico al mismo tiempo que se realiza otra tarea creativa disminuye el cociente intelectual en 10 puntos en ese momento (los resultados de esta investigación pueden encontrarse en la primera página del documento de este enlace).

Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos que estamos trabajando de la manera más efectiva posible? Bien; es necesario que nos basemos en tres palancas de cambio fundamentales: foco, control y perspectiva. Dedicar la parte inicial de nuestra jornada a planificar aquellas tareas imprescindibles que debemos realizar durante aquel día, y gestionar correctamente nuestro buzón de correo electrónico, son dos pequeñas acciones que pueden marcar, y mucho, la diferencia. Por ejemplo, podemos empezar por desactivar las notificaciones de escritorio del correo electrónico y planificarnos tres momentos (y sólo tres) de nuestra jornada en los que consultaremos nuestro buzón de correo.

Con tal de planificar nuestra jornada realizando las tareas más adecuadas en cada momento, es necesario tener en cuenta algunos aspectos de nuestro funcionamiento cerebral. Especialmente cuando se está teletrabajando, podemos tener la sensación de que el tiempo se nos escapa entre los dedos y/o que las jornadas laborales en casa son interminables. El estudio sobre productividad laboral de Workmeter de este 2019 muestra como de las 9,19 horas de media que nos pasamos trabajando diariamente, solo 6,34 horas son verdaderamente productivas, y que la hora más productiva del día es de 12 a 13 horas. Planificar aquellas tareas más exigentes cognitivamente para primera hora de la jornada, y dejar para la última aquellas tareas automáticas que no requieren tanto esfuerzo, es un acierto que nos permitirá optimizar nuestra productividad.

· KANBAN: planner para la gestión de equipos.

Por otro lado, el trabajo en remoto puede parecer que dificulta el liderazgo de los equipos de trabajo. No estar en la oficina para poder tratar cuestiones cara a cara o revisar un informe nos puede parecer un impedimento, pero lo cierto es que una herramienta como KANBAN lo soluciona de forma excelente. KANBAN es un gestor de planificación en remoto que nos permite realizar un seguimiento de las tareas que está desarrollando nuestro equipo en cada momento. Podemos ver en qué estado se encuentran los proyectos, en qué se está trabajando y qué impedimentos necesitan solución para poder conseguir nuestros objetivos. Es una herramienta que también fomenta la comunicación directa entre las personas del equipo a través de un tablón interactivo que evoluciona constantemente y nos ayuda a percibir en directo los avances de nuestro trabajo.

Métricas y resultados ejemplo

La implementación de las herramientas que comprenden los marcos de trabajo expuestos anteriormente son buenas prácticas que nos facilitarán el éxito del teletrabajo. Ahora bien, como ya habíamos avanzado, debemos procurar obtener visibilidad del impacto de estas acciones. Medir el efecto y extraer resultados es, verdaderamente, el factor final que nos ayudará a ser cada vez más excelentes en la aplicación del teletrabajo en nuestra organización.

Office 365 nos ayuda a realizar una trazabilidad de estas métricas que nos permitirán enfocar la dirección de nuestras prácticas en remoto de manera ágil y efectiva. En este enlace, en la segunda página del documento, compartimos un caso de una organización en la que el teletrabajo ha mejorado de forma notable su productividad.

Conclusión

Así pues, vemos como la implementación del trabajo en remoto en nuestras organizaciones dentro de un contexto volátil, permanentemente cambiante y extremadamente incierto en la actualidad, plantea grandes retos. Superarlos con éxito dependerá, en gran medida, de la manera en como implementamos esta nueva metodología de trabajo.

Utilizar marcos de trabajo que nos ayuden tanto a focalizar como a tener control y perspectiva de nuestras acciones, será un factor clave para conseguirlo. Del mismo modo, el uso de herramientas que fomentan la efectividad personal, la planificación y la gestión de los equipos formaran parte de esta estrategia, juntamente con la medición del impacto y la evaluación de los resultados obtenidos durante la implementación de estos marcos de trabajo.

Focalízate en los canales que utilizas durante el teletrabajo, utiliza marcos de trabajo ágiles y efectivos, mide los indicadores día a día y céntrate en las métricas de velocidad y adaptación. Y recuerda, perder es una cuestión de método.

El tiempo es un elemento democrático; todas las personas tenemos el mismo volumen. La clave reside en lo que hacemos con nuestra atención y con la de nuestro equipo.

 

JoanMa Torres
Doctor en Sociedad, Educación y Calidad de Vida. Docente universitario en ESIC, EAE y UOC.

Núria Iglesias
Psicóloga de las organizaciones. Experta en recursos humanos y colaboradora en The Focus Lab.

 

Puedes consultar el artículo original, publicado en el blog de la EAPC (Escola d’Administració Pública de Catalunya) a través de este enlace.

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